Excel neben dem ERP: Warum die Tabelle entsteht

Neben fast jedem ERP liegt eine Excel-Tabelle, und sie ist kein Fehler der Mitarbeiter. Sie zeigt sehr genau, an welcher Stelle das System den eigenen Ablauf nicht kennt, und genau deshalb lohnt es sich, sie ernst zu nehmen, statt sie zu verbieten.

Schatten-IT im Mittelstand ist ein Symptom

Wer in einem produzierenden Betrieb in Südhessen oder im übrigen Rhein-Main-Gebiet durch die Büros geht, findet sie überall: auf dem Netzlaufwerk, im Mailanhang, ausgedruckt am Schwarzen Brett der Fertigung⁠¹. Die IT nennt das Schatten-IT. Die Geschäftsführung ärgert sich, weil es doch ein teures ERP gibt.

Beide Reaktionen gehen am Kern vorbei. Ein Disponent, der eine Tabelle baut, hat ein Problem gelöst, das ihm niemand gelöst hat. Er hat mit dem Werkzeug gearbeitet, das er beherrscht und das ihm keiner wegnehmen kann. Das ist Eigeninitiative, keine Disziplinlosigkeit.

Das eigentliche Problem beginnt später. Wenn aus der Hilfstabelle eines Einzelnen die Arbeitsgrundlage für mehrere Abteilungen wird.

Drei Tabellen, die wir immer wieder sehen

Die Lieferterminliste. Das ERP kennt zu jeder Auftragsposition einen bestätigten Termin. Der Vertrieb will aber wissen, ob der Termin hält: ob das Blech vom Lieferanten pünktlich kommt, ob die Schweißerei ausgelastet ist, ob der Kunde schon zweimal nachgefragt hat. Also exportiert jemand jeden Morgen die offenen Aufträge, kopiert sie in eine Tabelle und färbt Zeilen rot, gelb oder grün. Die Kommentare stehen in einer Spalte, die beim nächsten Export verloren geht, wenn niemand sie von Hand rüberkopiert⁠¹.

Der Prüfplan. Welche Maße an welchem Artikel geprüft werden, mit welchem Messmittel und welcher Toleranz, steht bei vielen Betrieben nicht im ERP, sondern in einer Excel-Datei der Qualitätssicherung⁠¹. Die Werkstatt bekommt einen Ausdruck, trägt Messwerte von Hand ein, und jemand tippt sie später ab, wenn die Kundendokumentation fällig ist. Wie diese Dokumentation aus vorhandenen Daten entstehen kann, beschreibt Kundendokumentation je Auftrag automatisieren.

Die Preisliste. Kundenpreise, Staffeln, Materialteuerungszuschläge nach aktuellem Rohstoffpreis: Das ERP kennt einen Teil davon, der Vertrieb rechnet den Rest in Excel und überträgt das Ergebnis ins Angebot⁠¹. Welche Version der Liste gerade gilt, weiß meistens eine Person.

Alle drei haben dasselbe Muster. Die Daten kommen aus dem ERP, das Wissen kommt aus dem Kopf eines Mitarbeiters, und die Verbindung dazwischen ist Handarbeit.

Wann die Tabelle zum Risiko wird

Solange eine Person mit ihrer Tabelle arbeitet, ist wenig verloren. Kritisch wird es, sobald mehrere gleichzeitig hineinschreiben wollen. Liegt die Datei auf einem Netzlaufwerk statt in OneDrive oder SharePoint, bekommen alle anderen die Meldung, dass sie gesperrt ist; dasselbe passiert, sobald nur eine Person eine Excel-Version ohne gemeinsame Bearbeitung nutzt, wie Microsoft in seiner Hilfe zu gesperrten Excel-Dateien beschreibt⁠². Die Folge kennt jeder: Kopien mit Namen wie „Terminliste neu final KW41“.

Dazu kommen die leisen Risiken. Eine Formel wird überschrieben, und niemand merkt es. Eine Zeile wird sortiert, die Nachbarspalte nicht. Und wenn die Kollegin, die die Preisliste seit Jahren pflegt, in Rente geht, geht die Logik mit, weil sie nirgends steht außer in verschachtelten Formeln.

Beim Prüfplan ist das mehr als ein Ärgernis. Fragt ein Kunde nach, welche Toleranz zum Zeitpunkt der Fertigung galt, muss jemand die richtige Dateiversion finden, und die liegt im besten Fall in einem Ordner mit Datum im Namen.

Das ERP ist an all dem unschuldig. Es tut, was es soll. Es kennt nur den Ablauf nicht, für den die Tabelle gebaut wurde.

Excel ablösen, ohne die Tabelle zu verbieten

Ein Verbot hilft nicht. Wer die Tabelle wegnimmt, ohne den Ablauf abzubilden, bekommt eine neue Tabelle, nur besser versteckt.

Der bessere Weg nimmt die Tabelle als Vorlage. Ihre Spalten sagen, welche Daten gebraucht werden, und die Farbcodes verraten, welche Zustände es im Ablauf gibt. Am aufschlussreichsten sind die Kommentare: Dort steht das Wissen, das dem ERP fehlt. Eine gut gepflegte Excel-Datei ist nach unserer Erfahrung das beste Lastenheft, das ein Betrieb für eine kleine Anwendung haben kann⁠¹.

Aus der Lieferterminliste wird so eine schlanke Web-Anwendung, die die offenen Aufträge direkt über die Schnittstelle aus dem ERP liest. Die Kommentare bleiben gespeichert, mehrere Leute arbeiten gleichzeitig, und jede Änderung ist nachvollziehbar. Das ERP bleibt das führende System für Aufträge und Termine. Die Anwendung ergänzt nur, was es nicht kennt.

Für den Prüfplan gilt dasselbe. Die Prüfmerkmale wandern in eine kleine Anwendung, die Werkstatt erfasst Messwerte direkt am Tablet, und die Werte stehen sofort für die Kundendokumentation bereit, ohne dass sie jemand abtippt.

Wie dieser Weg für die gesamte Auftragsabwicklung aussieht, beschreibt Raus aus der Schatten-IT. Eine Reihenfolge für den Umstieg zeigt Prozesse digitalisieren statt Excel und Laufzettel.

Suchen Sie diese Woche die eine Tabelle in Ihrem Betrieb, ohne die ein Bereich nicht mehr arbeiten könnte, und fragen Sie die Person, die sie pflegt, was das ERP dafür können müsste. Bringen Sie die Datei und die Antwort in den Potenzial-Check mit, dann sehen wir uns gemeinsam an, ob daraus eine kleine Anwendung neben Ihrem ERP werden sollte.