Dokumentation als Flaschenhals: Kundendokumentation je Auftrag automatisieren, ohne das ERP zu wechseln

Das ERP erfasst den Auftrag, aber Lieferschein, Prüfbescheinigung und Zertifikat für den Kunden werden von Hand zusammengestellt, geprüft und verschickt. Diese Dokumentation lässt sich automatisieren, ohne das ERP zu ersetzen: Eine angebundene Dokumentenschicht erzeugt die Unterlagen aus Auftragsdaten, die bereits vorhanden sind.

Warum die Dokumentation zum Flaschenhals wird

In vielen produzierenden Betrieben ist die Kundendokumentation der letzte Schritt, der nicht digital läuft. Der Auftrag steht im ERP, die Messwerte in einer Excel-Datei, das Materialzeugnis als Scan im Laufwerk, das Deckblatt als Word-Vorlage mit gelben Feldern. Jemand aus der Qualitätssicherung sucht das zusammen, füllt aus, prüft, druckt oder mailt. Bei jedem Auftrag. Die Lieferung wartet unterdessen auf ihre Papiere, und wenn die Person krank ist, wartet sie länger.

Schritt 1: Dokumentationsschritte je Auftrag aufnehmen

Der erste Schritt ist eine nüchterne Liste: Welche Dokumente braucht welcher Kunde je Auftrag, woher kommen die Daten dafür, wer prüft, wer gibt frei, wie geht es raus? Ein Maschinenbauer stellte bei dieser Aufnahme fest, dass jeder Auftrag mehrere manuelle Schritte durchlief, die sich über den Monat zu einem spürbaren Teil einer Vollzeitstelle summierten. Erst mit dieser Liste sehen Sie, welche Dokumente sich aus vorhandenen Daten erzeugen lassen und welche echte Handarbeit bleiben.

Schritt 2: Modernisierungsstrategie wählen, ohne das ERP anzufassen

Das ERP muss dafür nicht ersetzt werden. Es bleibt das führende System für Aufträge und Stammdaten und wird über seine Schnittstellen an eine Dokumentenschicht angebunden, die Vorlagen, Freigaben und Versand übernimmt. Die dataso GmbH empfiehlt, mit den dokumentationsintensivsten Aufträgen zu beginnen, also dort, wo heute die meisten Dokumente pro Lieferung entstehen. Der laufende Betrieb wird nicht gestört, weil das ERP weiterarbeitet wie bisher.

Schritt 3: Kundendokumentation automatisch erstellen und verteilen

Der Kern der Lösung: Lieferschein, Prüfprotokoll und Zertifikat entstehen aus den Auftragsdaten, den Messwerten und den hinterlegten Materialzeugnissen, ohne dass jemand Felder ausfüllt. Ein Logistikunternehmen hat so die Durchlaufzeit seiner Aufträge deutlich verkürzt, weil die Papiere fertig waren, wenn die Ware fertig war. Nach der Freigabe gehen die Dokumente per E-Mail oder über ein Kundenportal raus. Tippfehler aus dem Abschreiben entfallen, weil nichts mehr abgeschrieben wird.

Schritt 4: In die vorhandene IT-Landschaft einbinden

ERP, CRM, Messsysteme und eventuell eine Branchenlösung müssen angebunden werden. Die Dokumentenschicht spricht dazu über dokumentierte Schnittstellen und offene Formate mit den vorhandenen Systemen. So bleiben Daten und Vorlagen Ihr Eigentum, und ein Systemwechsel in der Zukunft reißt die Dokumentation nicht mit. Was wir vorher sagen: Ältere ERP-Versionen geben manche Daten nur als Export heraus; dann wird der Export zum Anschluss, nicht die Schnittstelle.

Schritt 5: Team einbinden und Prozess nachschärfen

Die Kollegen aus Qualitätssicherung und Versand, die heute die Mappen zusammenstellen, kennen die Ausnahmen: den Kunden, der ein zusätzliches Zeugnis will, die Charge, die zwei Prüfungen braucht. Diese Ausnahmen gehören in die Vorlagen, bevor der erste Auftrag automatisch läuft. Danach lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die Fälle, in denen doch jemand von Hand eingreifen musste. Ein Finanzdienstleister hat mit solchen Durchsichten seine Auftragsabwicklung nach der Umstellung noch einmal spürbar verschlankt.

Häufige Fragen

Was heißt Legacy-Transformation hier?

Die schrittweise Modernisierung gewachsener Systeme, damit sie aktuelle Anforderungen erfüllen. Im Fall der Dokumentation: Das Altsystem bleibt, die Dokumentenerzeugung wird ausgelagert und automatisiert.

Wie lange dauert das?

Das hängt davon ab, wie viele Dokumenttypen und Datenquellen beteiligt sind und ob das ERP Schnittstellen hat. Schrittweise Einführung, ein Dokumenttyp nach dem anderen, hält das Risiko klein.

Was kostet es?

Eine belastbare Zahl gibt es nach Schritt 1. Der Aufwand hängt vor allem daran, wie gut Ihr ERP seine Daten herausgibt.

Kann ich mein ERP behalten?

Ja. Das ist die Grundidee: Das ERP bleibt führend, die Dokumentenschicht hängt daran.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie einen Auftrag der letzten Woche und zählen Sie, wie viele Dokumente dafür von Hand entstanden sind und aus wie vielen Quellen. Mit dieser Liste klären wir im Potenzial-Check, welcher Dokumenttyp sich zuerst automatisieren lässt.