Kundendokumentation automatisch erstellen im Druckgerätebau

Die Kundendokumentation für ein Druckgerät entsteht in vielen Betrieben am Schluss, von Hand und unter Zeitdruck. Sie lässt sich in einem einzigen Lauf aus dem ERP und den vorhandenen Dateien erzeugen, mit Prüfbescheinigung, Zeugnissen und Inhaltsverzeichnis, und das ERP bleibt dabei, wie es ist.

Der Freitagnachmittag vor der Auslieferung

Das Druckgerät steht verpackt in der Halle, die Spedition kommt am Montag früh. In der Qualitätssicherung baut jemand die Mappe. Werkstattauftrag aus dem ERP drucken. Die Abnahmeprüfzeugnisse der Bleche im Wareneingangsordner suchen. Die Bescheinigung der Druckprüfung einscannen, die Zeichnungen in der richtigen Revision vom Laufwerk holen. Dann ein Deckblatt in Word, Seitenzahlen von Hand und ein Inhaltsverzeichnis, das nach dem ersten nachgereichten Zeugnis schon nicht mehr stimmt.

Das ist keine Schlamperei. Das ERP kennt den Auftrag, die Stückliste und die Charge. Es kennt aber nicht die Regel, welcher Kunde welche Unterlagen in welcher Reihenfolge erwartet. Diese Regel steht im Kopf der Kollegin, die die Mappe seit Jahren baut, und sie wird jedes Mal neu angewendet.

Den allgemeinen Weg, vom Aufnehmen der Dokumentationsschritte bis zur angebundenen Dokumentenschicht, beschreibt der Beitrag Dokumentation als Flaschenhals. Hier geht es um einen konkreten Lauf: was hineingehört, nach welchen Regeln er auswählt und wo er bewusst anhält.

Warum die Mappe im Druckgerätebau keine Kür ist

Bei Druckgeräten ist die Dokumentation Teil des Produkts. Die Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU verlangt, dass der Hersteller für alle Werkstoffe Unterlagen des Werkstoffherstellers einholt, die die Übereinstimmung mit einer gegebenen Vorschrift bescheinigen⁠¹. Für die wichtigsten drucktragenden Teile von Geräten der Kategorien II, III und IV muss das eine Bescheinigung mit spezifischer Prüfung der Produkte sein⁠¹. Dieselbe Richtlinie fordert Verfahren, mit denen die Werkstoffe vom Materialeingang über die Fertigung bis zur Endabnahme identifizierbar bleiben⁠². Den Volltext stellt die EU auf EUR-Lex bereit⁠¹.

Im Alltag heißt das meistens: Abnahmeprüfzeugnisse 3.1 nach DIN EN 10204 gehören in die Mappe⁠³. Ein solches Zeugnis bestätigt eine vom Herstellungsbereich unabhängige Prüfstelle des Werkstoffherstellers auf Basis spezifischer Prüfungen am gelieferten Los⁠⁴. Eine Mappe ohne das passende Zeugnis ist deshalb kein Schönheitsfehler. Sie hält die Abnahme beim Kunden auf, und mit ihr die Rechnung.

Kundendokumentation automatisch erstellen: die Datenquellen

Ein solcher Lauf braucht vier Quellen, die in den meisten Betrieben schon da sind: den Werkstattauftrag aus dem ERP mit Auftragsnummer, Kunde, Positionen, Stückliste und Fabriknummer, die Materialzeugnisse, die beim Wareneingang der Charge zugeordnet wurden, die Prüfbescheinigung aus der Druck- oder Dichtheitsprüfung und die Zeichnungen in der freigegebenen Revision.

Das ERP bleibt das führende System. Das Dokumentationsmodul liest per Schnittstelle, was es braucht, und schreibt höchstens einen Status zurück. Es entsteht kein zweites Auftragssystem, und niemand pflegt Stammdaten doppelt. Wenn Ihr ERP eine dokumentierte Schnittstelle hat, ist dieser Teil der kleinste im Projekt. Wenn nicht, wird ein regelmäßiger Export zum Anschluss, was funktioniert, aber langsamer reagiert.

Regeln statt Kopfwissen: welche Unterlage in welche Mappe

Bewährt hat sich eine regelbasierte Auswahl. Statt jede Mappe neu zu denken, legt der Betrieb einmal fest, was gilt. Kunde A will die Zeugnisse vor den Zeichnungen. Kunde B verlangt zusätzlich die Bescheinigung der benannten Stelle. Bei Druckgeräten einer höheren Kategorie kommen die Zeugnisse aller drucktragenden Teile hinein, bei anderen reicht ein kürzerer Satz.

Diese Regeln sind keine künstliche Intelligenz. Es sind Wenn-dann-Sätze, die die Kollegin aus der Qualitätssicherung heute schon anwendet, nur eben im Kopf. Sie werden aufgeschrieben, im Modul hinterlegt und sind danach für jeden lesbar. Das hat einen Nebeneffekt, den viele Geschäftsführer erst später bemerken: Wenn die erfahrene Kollegin in Rente geht, bleibt ihre Regel im Betrieb.

Wichtig ist, wer die Regeln ändern darf. Die Regeln sollten von der Qualitätssicherung selbst gepflegt werden können, ohne Programmierer. Ein neuer Kunde mit eigener Liste ist dann Pflegearbeit, kein Änderungsauftrag an einen Dienstleister.

Was fehlt noch? Die Prüfung vor dem Lauf

Ein solches Modul sollte nicht blind ein PDF erzeugen. Es prüft zuerst, ob alles da ist. Fehlt das Zeugnis für eine Charge, ist die Prüfbescheinigung noch nicht unterschrieben oder liegt eine Zeichnung nur in einer älteren Revision vor, wird die Lücke sichtbar, bevor die Mappe entsteht.

Diese Prüfung ist im Alltag oft wertvoller als die fertige Mappe. Sie macht aus einer Suche in letzter Minute eine Aufgabe, die erledigt werden kann, solange noch Zeit ist. Erst wenn nichts mehr fehlt oder jemand eine Lücke bewusst akzeptiert, läuft die Erzeugung.

Ein Lauf: Inhaltsverzeichnis und Reihenfolge

Der Lauf selbst ist unspektakulär, und das ist gewollt. Das Modul stellt die Unterlagen in der Reihenfolge der Regel zusammen, setzt ein Deckblatt mit Auftrags- und Fabriknummer davor und erzeugt ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen. Kommt ein Zeugnis nach, läuft der Lauf erneut und das Verzeichnis stimmt wieder. Niemand zählt Seiten.

Ob die Mappe als PDF per Mail geht oder als Link bereitsteht, ist eine Frage der Dateigröße und der Kundenwünsche.

Was das pro Auftrag bringt

Die ehrliche Antwort hängt von der Zahl der Unterlagen je Auftrag ab und davon, wie oft heute nachgereicht wird. Ein Rechenbeispiel mit sichtbarer Annahme: Wer heute je Auftrag drei Stunden für die Mappe braucht und hundert Aufträge im Jahr hat, bindet dafür dreihundert Stunden im Jahr. Wie viel davon ein automatischer Lauf einspart, hängt davon ab, wie viel dieser Zeit Suchen und Zusammenstellen ist und wie viel echte Prüfarbeit. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Werten nach. Wichtiger als die Stunden ist oft der Zeitpunkt: Die Mappe ist fertig, wenn das Gerät fertig ist.

Grenzen gibt es auch. Ein Zeugnis, das nie angekommen ist, kann kein Modul herbeizaubern. Die Regelpflege bleibt Arbeit, besonders in den ersten Wochen, wenn jeder Sonderfall zum ersten Mal auftaucht. Und die Unterschrift unter der Prüfbescheinigung leistet weiterhin ein Mensch, der die Prüfung verantwortet.

Ein ERP-Wechsel löst keines dieser Probleme. Auch das nächste System kennt die Regeln Ihrer Kunden nicht, bis jemand sie aufschreibt. Diese Arbeit können Sie auch neben dem bestehenden ERP erledigen, mit deutlich weniger Unruhe im Betrieb.

Wo Sie anfangen

Fangen Sie nicht mit allen Kunden gleichzeitig an. Nehmen Sie den Kunden mit den strengsten Vorgaben, denn dort lohnt die Regel am meisten, und dort fallen Lücken am schnellsten auf. Wie Sie solche Einstiegspunkte im Büro statt in der Halle finden, steht in Automatisierung für Zulieferer im Maschinenbau.

Legen Sie die Mappe Ihres letzten ausgelieferten Auftrags neben das ERP und markieren Sie jede Seite, deren Inhalt schon irgendwo digital vorlag. Mit diesem Stapel buchen Sie den Potenzial-Check. Wir sehen uns gemeinsam an, welche Regeln Ihre Mappe heute steuern und ob sich daraus ein Lauf neben Ihrem ERP bauen lässt.