ERP anpassen oder wechseln: der teure Irrtum

Eine fehlende Funktion ist kein Grund für ein neues ERP. Wer deshalb das System wechselt, tauscht ein kleines, klar umrissenes Problem gegen ein großes und bezahlt dafür mit Geld, Nerven und einem Jahr, in dem der Betrieb vor allem mit sich selbst beschäftigt ist.

Der Anruf am Dienstagvormittag

So oder ähnlich beginnen viele Gespräche, die wir mit Betrieben in Südhessen und im Rhein-Main-Gebiet führen⁠¹. Der Geschäftsführer eines Maschinenbauers ruft an. Ein neuer Großkunde verlangt zu jeder Lieferung eine Dokumentation in seinem Format: Deckblatt, Prüfbescheinigung, Materialzeugnisse und ein Inhaltsverzeichnis, das auf die Seitenzahlen verweist. Das ERP kann das nicht.

Das Systemhaus hat sich die Sache angesehen. Die Antwort war eindeutig: Mit dem jetzigen System geht das nicht, mit einem neuen schon.

Der Geschäftsführer wollte einen Knopf, der aus den Auftragsdaten ein sauberes PDF macht. Angeboten wurde ihm ein Projekt, das jede Abteilung im Haus berührt.

Warum die Antwort so oft „neues System“ lautet

Böser Wille steckt selten dahinter. Wer ERP-Systeme einführt, sieht jedes Problem durch die Brille seines Produkts, und sein Geschäftsmodell lebt von Einführungen, nicht von kleinen Ergänzungen daneben. Ein Modul für eine Kundendokumentation ist für ein Systemhaus ein unattraktiver Auftrag. Eine Einführung ist ein gutes Jahr.

Dazu kommt ein Denkfehler auf Kundenseite. Wenn das ERP eine Sache nicht kann, wirkt es schnell, als könne es insgesamt zu wenig. Dabei liegt die Lücke in unserer Projekterfahrung fast nie im Kern, also in Buchhaltung, Lager oder Einkauf, sondern am Rand: bei Dokumenten, Sonderabläufen und Vorgaben einzelner Kunden⁠¹. Genau dort ist ein Standardsystem per Definition schwach, und zwar jedes.

ERP anpassen oder wechseln: die ehrliche Rechnung

Wer vor der Frage steht, hat in Wahrheit drei Wege, und die Kosten unterscheiden sich um Größenordnungen.

Wechseln. Lizenzen, Beratung, Datenübernahme, Schulung. Das steht im Angebot. Was dort fehlt, ist das Jahr danach. Stammdaten müssen bereinigt werden, Mitarbeiter arbeiten wochenlang langsamer, der erste Monatsabschluss im neuen System zieht sich, und die Fertigung merkt jeden Fehler in der Disposition sofort. Ein Jahr Unruhe ist nach unserer Erfahrung eine realistische Annahme, keine pessimistische⁠¹.

Hinzu kommt das alte System. Die Finanzverwaltung darf bei einer Außenprüfung auf die steuerlich relevanten Daten zugreifen und sie maschinell auswerten lassen. Nach einem Systemwechsel reicht es laut § 147 Absatz 6 Abgabenordnung erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten nur noch auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten⁠². Bis dahin muss der Zugriff auf die Altdaten funktionieren. Das alte ERP verschwindet also nicht am Stichtag, es läuft als Archiv weiter oder wird aufwendig exportiert.

Im Kern anpassen. Viele ERP-Systeme lassen sich tief verändern. Der Preis kommt später: Jede Änderung am Kern muss bei jedem Update geprüft, angepasst und getestet werden⁠¹. Nach ein paar Jahren traut sich niemand mehr an das Update, und das System veraltet aus Angst.

Daneben bauen. Ein schlankes Modul neben dem ERP liest die Auftragsdaten über die Schnittstelle, erzeugt die Kundendokumentation und legt das Ergebnis wieder am Auftrag ab. Das ERP bleibt unverändert, das Update bleibt ein Update. Für ein Modul dieser Art rechnen wir mit rund 25 Tagen Entwicklungsaufwand⁠¹.

Wenige Wochen Entwicklung gegen ein Jahr Unruhe: Diese Rechnung muss niemand schönrechnen.

Was Individualsoftware neben dem ERP kann und was nicht

Ein Modul daneben ersetzt keine Finanzbuchhaltung und keine Materialwirtschaft. Es soll das auch nicht. Seine Aufgabe ist eng: einen Ablauf abbilden, den der Standard nicht kennt, und dabei die Daten aus dem ERP nutzen, statt sie zu kopieren.

Es gibt Fälle, in denen der Wechsel trotzdem richtig ist. Wenn der Hersteller die Wartung einstellt, wenn das System keine Schnittstelle hat und keine bekommen wird, oder wenn sich das Geschäftsmodell so verändert hat, dass Buchungen und Bestände nicht mehr stimmen. Dann reden wir über ein anderes Problem, und dann ist ein Wechsel die ehrliche Antwort. Eine fehlende Kundendokumentation gehört nicht in diese Liste.

Wie solche Unterlagen aus vorhandenen Auftragsdaten entstehen, zeigt der Beitrag Kundendokumentation je Auftrag automatisieren. Wie die Anbindung an ERP und CRM technisch aussieht, steht in Mehrere Systeme über REST-API verbinden.

Woran Sie erkennen, dass Ihr ERP bleiben kann

Stellen Sie sich vor der nächsten Ausschreibung eine einfache Frage: Stimmen Buchungen, Bestände und Termine im ERP? Wenn ja, ist der Kern gesund. Dann liegt das Problem am Rand, und am Rand hilft eine Ergänzung.

Ein weiteres Signal sind die Tabellen, die um das ERP herum wachsen. Sie zeigen ziemlich genau, wo der Standard aufhört. Der Beitrag Raus aus der Schatten-IT beschreibt, wie diese Listen in der Auftragsabwicklung entstehen und was an ihre Stelle treten kann.

Bleibt die Schnittstelle. Die meisten aktuellen ERP-Systeme bieten eine dokumentierte Programmierschnittstelle, über die sich Aufträge, Artikel und Kunden lesen lassen⁠¹. Ob Ihre Lizenz den Zugriff einschließt, klärt ein Anruf beim Hersteller.

Schreiben Sie die eine Funktion auf, die Ihnen fehlt, mit einem echten Auftrag als Beispiel, und legen Sie die Antwort Ihres Systemhauses daneben. Mit diesen zwei Blättern prüfen wir im Potenzial-Check gemeinsam mit Ihnen, ob ein Modul neben Ihrem ERP reicht oder ob der Wechsel tatsächlich die bessere Wahl ist. Buchen Sie den Termin, bevor Sie das Lastenheft für ein neues System schreiben.