ERP-Wechsel 2027: Fünf Fragen vor der Ausschreibung

Ein ERP-Wechsel ist die größte IT-Entscheidung, die ein mittelständischer Betrieb in einem Jahrzehnt trifft. Bevor Sie ein neues System ausschreiben, sollten fünf Fragen beantwortet sein, und bei jeder einzelnen kann die ehrliche Antwort lauten: Sie brauchen keins.

Warum 2027 gerade alle über ERP reden

Der Anlass ist ein Datum. SAP hat im Februar 2020 angekündigt, die Standardwartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7, also das, was die meisten als SAP ECC kennen, bis Ende 2027 anzubieten und danach eine optionale erweiterte Wartung bis Ende 2030⁠¹. Die Ankündigung von SAP nennt für SAP S/4HANA eine Wartungszusage bis Ende 2040⁠¹.

Seitdem rollt eine Welle aus Webinaren, Whitepapern und Anrufen von Beratungshäusern durch den Mittelstand. Auch Betriebe in Rhein-Main, die nie SAP ECC eingesetzt haben, bekommen den Eindruck, jetzt müsse etwas passieren⁠². Das Datum betrifft aber nur, wer SAP ECC betreibt⁠¹. Für alle anderen ist 2027 ein Jahr wie jedes andere.

Wir verkaufen keine ERP-Systeme und führen keine ein. Deshalb können wir diese fünf Fragen stellen, ohne an der Antwort zu verdienen.

Frage 1: Betrifft Sie das Wartungsende wirklich?

Prüfen Sie zuerst, welches System bei Ihnen läuft und welche Wartungszusage Ihr Hersteller dafür gibt. Wer SAP Business One, Sage, Lexware, proALPHA, abas oder Odoo einsetzt, hat andere Fristen und andere Ansprechpartner als ein ECC-Kunde, denn die Ankündigung von SAP gilt nur für die Business Suite 7⁠¹. Selbst wer SAP ECC betreibt, hat mit der erweiterten Wartung bis Ende 2030 einen Spielraum, den viele Präsentationen unterschlagen⁠¹.

Endet die Wartung Ihres Systems in den nächsten zwei Jahren? Wenn die Antwort Nein ist, brauchen Sie kein neues ERP.

Frage 2: Ist der Kern kaputt oder der Rand?

Ein ERP hat einen Kern: Buchhaltung, Bestände, Einkauf, Disposition. Und es hat einen Rand: Kundendokumentation, Sonderabläufe in der Fertigung, Prüfpläne, Angebote in drei Sprachen. In unseren Projekten liegt der Schmerz fast immer am Rand⁠².

Liegt der Fehler bei Ihnen im Kern, also in Buchungen und Beständen? Wenn die Antwort Nein ist, brauchen Sie kein neues ERP. Dann brauchen Sie eine Lösung für den Rand, und die kann neben dem bestehenden System entstehen. Wie das aussieht, beschreibt Raus aus der Schatten-IT.

Frage 3: Ist Ihr System von außen verschlossen?

Ein Modul neben dem ERP braucht Zugang zu den Daten. Die meisten Systeme, die heute im Mittelstand laufen, haben eine dokumentierte Programmierschnittstelle oder lassen sich über eine Datenbankschicht lesen⁠². Manchmal ist der Zugang nur eine Frage der Lizenz.

Ist Ihr ERP so verschlossen, dass weder Schnittstelle noch Datenbankzugriff möglich sind? Wenn die Antwort Nein ist, brauchen Sie kein neues ERP. Welche Muster es für die Anbindung gibt, auch bei älteren Systemen, steht in Legacy-ERP modernisieren.

Frage 4: Hat sich Ihr Geschäft grundlegend verändert?

Systeme veralten nicht nur technisch. Ein Betrieb, der von Serienfertigung auf Einzelfertigung umgestellt hat, der eine zweite Gesellschaft gegründet oder ein Werk im Ausland übernommen hat, stößt mit seinem alten ERP an Grenzen, die keine Ergänzung behebt. Das ist der Fall, in dem ein Wechsel richtig ist.

Arbeitet Ihr Betrieb heute grundlegend anders als bei der Einführung des Systems? Wenn die Antwort Nein ist, brauchen Sie kein neues ERP.

Frage 5: Können Sie ein Jahr Umstellung tragen?

Ein Wechsel kostet mehr als Lizenz und Beratung. Er bindet die Leute, die das Tagesgeschäft kennen, über Monate. Nach unserer Erfahrung ist ein Jahr Unruhe eine realistische Annahme⁠². Und das alte System verschwindet nicht: Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems müssen steuerlich relevante Daten bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung für den Datenzugriff der Finanzverwaltung bereitstehen, so regelt es § 147 Absatz 6 Abgabenordnung⁠³.

Haben Sie die Kapazität, ein Jahr lang zwei Dinge gleichzeitig zu tun? Wenn die Antwort Nein ist, brauchen Sie kein neues ERP. Zumindest nicht jetzt.

SAP ECC: Wartungsende 2027 und was daraus folgt

Für ECC-Kunden ist die Lage ernster, aber nicht so eilig, wie es klingt. Wer seine Eigenentwicklungen bisher tief im ECC-Kern hatte, sollte sie vor dem Umstieg herauslösen. Logik, die außerhalb des ERP läuft und per Schnittstelle angebunden ist, zieht beim Wechsel mit um, ohne neu geschrieben zu werden⁠². Den Gedanken führt der Beitrag SAP Clean Core weiter.

Für alle anderen gilt: Die ERP-Auswahl im Mittelstand beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme, nicht mit einem Lastenheft. Wer bei allen fünf Fragen Nein sagt, hat ein funktionierendes System mit Lücken am Rand. Das ist der Normalfall, und er ist gut lösbar.

Nehmen Sie sich eine Stunde und beantworten Sie die fünf Fragen schriftlich, gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung und der Fertigungsleitung. Wo am Ende ein Ja steht, lohnt sich die Ausschreibung. Wo überall Nein steht, besprechen wir im Potenzial-Check, welche Lücke zuerst geschlossen werden sollte und ob ein Modul neben Ihrem ERP dafür reicht.