Prozesse digitalisieren statt Excel und Laufzettel: eine Roadmap für die Auftragsabwicklung im Mittelstand

Der Laufzettel ist in vielen Betrieben das eigentliche Auftragssystem: Er wandert mit dem Auftrag durch die Abteilungen, und was auf ihm steht, wird an jeder Station neu abgetippt. Wer die Auftragsabwicklung digitalisieren will, muss deshalb zuerst verstehen, was der Zettel heute alles trägt, und ihn dann Schritt für Schritt ersetzen, nicht an einem Stichtag.

Warum der Laufzettel und die Excel-Liste daneben bremsen

Ein Laufzettel geht verloren, wird unleserlich, bleibt auf einem Schreibtisch liegen. Schlimmer ist, was er auslöst: Die Arbeitsvorbereitung überträgt ihn in eine Excel-Liste, der Versand in eine zweite, die Buchhaltung tippt die Rechnung aus beiden ab. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, und keine der drei Listen weiß, was in den anderen steht. Wenn ein Kunde nach dem Stand seines Auftrags fragt, telefoniert jemand drei Abteilungen ab.

Das ist der Zustand, den Prozessverantwortliche täglich erleben und den die Geschäftsführung selten sieht, weil er nirgends als Kostenstelle auftaucht.

Schritt eins: den Ablauf aufschreiben, bevor Sie ihn digitalisieren

Zeichnen Sie den Weg eines Auftrags vom Angebot bis zur Auslieferung auf: Wer bekommt ihn wann, was trägt er ein, an wen gibt er weiter. Eine einfache Prozesslandkarte auf Papier reicht. Dabei tauchen die Übergaben auf, an denen Informationen umgeschrieben werden, und die Stellen, an denen nur eine Person weiß, wie es weitergeht. Genau diese Übergaben sind später die Punkte, an denen die Software Arbeit abnimmt. Wer diesen Schritt überspringt, digitalisiert seinen Wildwuchs und stellt später fest, dass nichts schneller geworden ist.

Schritt zwei: Werkzeug wählen, das zu Ihrem Ablauf passt

Prüfen Sie Standardsoftware ehrlich gegen Ihre Prozesslandkarte. Deckt sie den Ablauf ab, nehmen Sie sie. Zwingt sie Ihnen einen fremden Ablauf auf oder braucht sie Excel daneben, um Lücken zu füllen, ist eine individuell gebaute Anwendung oft der billigere Weg, weil sie genau die Übergaben abbildet, die Sie aufgezeichnet haben. In beiden Fällen gilt: offene Schnittstellen, damit ERP und Buchhaltung angebunden werden können, und alle Daten jederzeit exportierbar. Sonst tauschen Sie den Laufzettel gegen eine Insel.

Schritt drei: in einer Abteilung starten, nicht überall

Führen Sie den digitalen Ablauf zuerst dort ein, wo der Leidensdruck am höchsten ist und das Team mitzieht, etwa in der Auftragserfassung. Dort sammeln Sie Erfahrungen, korrigieren Felder und Freigabewege und nehmen erst dann die nächste Station dazu. Die Schulung besteht weniger aus Bedienung als aus dem Nutzen: kein Abtippen mehr, keine Rückfragen, jeder sieht den Stand. Wer den Nutzen erlebt, braucht keine Überzeugung.

Schritt vier: doppelte Datenpflege vermeiden durch Anbindung an ERP und CRM

Ein digitaler Ablauf, der neben dem ERP läuft, erzeugt die nächste Doppelpflege. Auftragsdaten müssen automatisch fließen: Der Auftrag aus dem Vertrieb legt den Fertigungsauftrag an, der Fertigungsstatus meldet sich zurück, die Rechnung entsteht aus den Auftragsdaten. Wo das ERP keine Schnittstelle hat, lässt sie sich meist nachrüsten. Diesen Schritt planen Sie vom ersten Tag mit, auch wenn er zuletzt umgesetzt wird; sonst wird die Anbindung später zur teuren Nacharbeit.

Schritt fünf: messen und nachjustieren

Die Durchlaufzeit eines Auftrags, die Zahl der Rückfragen und die Fehler pro Auftrag sind die Kennzahlen, die Ihnen zeigen, ob die Umstellung wirkt. Sie lassen sich erst messen, wenn der Ablauf digital ist; das ist ein Grund mehr, ihn zu digitalisieren. Passen Sie Felder, Freigaben und Benachrichtigungen an, wenn sich Ihr Ablauf ändert. Ein Werkzeug, das dafür einen Dienstleister braucht, ist das falsche.

Wie dataso solche Abläufe baut

Wir setzen uns mit dem Fachbereich an die Prozesslandkarte, bauen den Ablauf als Webanwendung nach, die auf Tablet und Rechner läuft, binden ERP und Buchhaltung über Schnittstellen an und betreiben das Ganze auf Infrastruktur in Deutschland. Wenn Standardsoftware Ihren Ablauf abdeckt, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie einen Laufzettel von letzter Woche und zählen Sie, wie oft seine Angaben irgendwo neu eingetippt wurden. Diese Zahl ist Ihr Ausgangspunkt. In einer halben Stunde gehen wir sie mit Ihnen durch: Potenzial-Check buchen.