Materialzeugnis digital verwalten: 3.1 per KI zuordnen

Materialzeugnisse nach EN 10204 kommen als PDF, Scan oder Papier, und jemand muss sie lesen, der Charge zuordnen und dem Auftrag beilegen. Ein Sprachmodell kann heute Hersteller, Charge und Werkstoff aus dem Zeugnis lesen und eine Zuordnung vorschlagen, die ein Mensch bestätigt. Prüfung und Umstempelung bleiben trotzdem Handarbeit, und das ist richtig so.

Warum das Zeugnis im Ordner zum Problem wird

Ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 ist kein Beipackzettel. Nach DIN EN 10204 bestätigt darin eine vom Herstellungsbereich unabhängige Prüfstelle des Werkstoffherstellers spezifische Prüfungen am tatsächlich gelieferten Los⁠¹. Die Norm unterscheidet davon die Werksbescheinigung 2.1 und das Werkszeugnis 2.2 ohne spezifische Prüfung sowie das Abnahmeprüfzeugnis 3.2, das zusätzlich eine unabhängige Stelle unterschreibt⁠¹. Wer Druckgeräte baut, braucht für die wichtigsten drucktragenden Teile der Kategorien II, III und IV eine Bescheinigung mit spezifischer Prüfung der Produkte⁠².

Das Zeugnis allein reicht nicht. Die Druckgeräterichtlinie verlangt Verfahren, mit denen die Werkstoffe vom Materialeingang über die Herstellung bis zur Endabnahme identifiziert werden können⁠³. Ein Zeugnis im Ordner nützt deshalb wenig, wenn niemand weiß, zu welcher Charge im Lager, zu welchem Zuschnitt und zu welchem Auftrag es gehört. Genau an dieser Kette scheitert der Ordner.

Die Praxis sieht oft so aus: Der Lieferschein kommt mit der Ware, das Zeugnis zwei Tage später per Mail an eine Sammeladresse. Jemand im Wareneingang druckt es aus, schreibt die Auftragsnummer mit Kugelschreiber drauf und heftet es ab. Wenn der Kunde Monate später nachfragt, beginnt die Suche.

Materialzeugnis digital verwalten: früher OCR, heute Sprachmodell

Bis vor kurzem hieß „digital“ in diesem Zusammenhang meistens: einscannen, mit Texterkennung durchsuchbar machen, von Hand verschlagworten. Die Texterkennung lieferte Zeichen, aber keine Bedeutung. Sie wusste nicht, welche der vielen Nummern auf dem Blatt die Schmelze ist, welche die Bestellnummer und welche die Normangabe. Zeugnisse sehen bei jedem Stahlwerk anders aus, oft zweisprachig, manchmal mit Stempel quer über der Tabelle. Also wurde zugeordnet, wie immer: von Hand.

Ein Sprachmodell liest das Zeugnis anders. Es versteht, dass „Heat No.“, „Schmelze“ und „Charge“ in diesem Kontext dieselbe Rolle spielen, und gibt ein strukturiertes Ergebnis zurück: Hersteller, Zeugnistyp, Werkstoff, Abmessung, Schmelz- oder Chargennummer, Bestellbezug. Auch ältere Zeugnisse mit der Bezeichnung 3.1.B lassen sich einordnen, denn die heutige Ausgabe der Norm hat diesen Typ durch das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 ersetzt⁠⁴.

Der eigentliche Gewinn liegt in der Zuordnung. Das Modul gleicht die gelesenen Werte mit der Bestellung und dem Wareneingang im ERP ab und schlägt vor: Dieses Zeugnis gehört zu dieser Bestellposition, diese Charge liegt jetzt im Lager. Passt etwas nicht, etwa ein anderer Werkstoff als bestellt, wird das Zeugnis nicht still abgelegt, sondern landet auf einer Klärungsliste.

So läuft die Zuordnung neben dem ERP

Das ERP bleibt, wo es ist. Es kennt Bestellungen, Wareneingänge und Aufträge, und dort sollen sie bleiben. Daneben läuft ein kleines Modul, das Zeugnisse annimmt, lesen lässt und die Zuordnung zur Bestätigung vorlegt.

Der Ablauf in der Praxis:

1. Das Zeugnis kommt per Mail oder Scan in ein eigenes Postfach des Moduls.
2. Das Sprachmodell liest die Felder aus. Es läuft auf Servern in Deutschland, die Zeugnisse verlassen Deutschland nicht.
3. Das Modul holt per Schnittstelle die offenen Bestellungen und Wareneingänge aus dem ERP und schlägt die passende Position vor.
4. Ein Mitarbeiter im Wareneingang oder in der Qualitätssicherung sieht Zeugnis und Vorschlag nebeneinander und bestätigt oder korrigiert.
5. Erst nach der Bestätigung wird die Verknüpfung gespeichert, mit Name und Zeitpunkt. Ins ERP geht auf Wunsch eine Notiz oder ein Dokumentenlink zur Charge.

Kein Schritt ersetzt eine Funktion des ERP. Wer heute Odoo, SAP Business One, proALPHA oder abas nutzt, behält seine Bestellabwicklung. Das Modul schließt nur die Lücke zwischen dem PDF und dem Datensatz.

Chargenrückverfolgung bis in die Kundendokumentation

Die Zuordnung beim Wareneingang ist der Anfang. Für die Chargenrückverfolgung muss die Charge auch dort auftauchen, wo das Material verbaut wird. Hier hilft das Modul, indem es beim Werkstattauftrag anzeigt, welche Chargen mit welchen Zeugnissen im Lager liegen, und die Auswahl festhält.

Am Ende steht die Kundendokumentation. Wenn jede verbaute Charge ein bestätigtes Zeugnis hat, lässt sich die Mappe für den Kunden aus vorhandenen Daten erzeugen, statt sie aus Ordnern zusammenzusuchen. Wie solche Mappen entstehen, ohne das ERP zu wechseln, beschreibt der Beitrag Dokumentation als Flaschenhals. Welche Rolle die Zeugnisse unter den ersten Automatisierungsschritten spielen, steht in Automatisierung für Zulieferer im Maschinenbau.

Wo die KI aufhört

Die Grenzen gehören in jeden ehrlichen Beitrag zu diesem Thema.

Die Prüfung bleibt beim Menschen. Ein Sprachmodell kann eine Ziffer falsch lesen, besonders auf schlechten Scans. Deshalb bestätigt immer eine Person die Zuordnung, bevor sie gilt. Das Modul macht diese Prüfung schneller, weil Zeugnis und Vorschlag nebeneinander stehen. Es macht sie nicht überflüssig.

Die Freigabe des Werkstoffs auch. Ob die Werte im Zeugnis die Anforderungen der Bestellung erfüllen, entscheidet die Qualitätssicherung. Das Modul kann Abweichungen markieren, aber es gibt keinen Werkstoff frei.

Das Original bleibt das Dokument. Das Modul speichert jedes Zeugnis als unverändertes PDF und legt die gelesenen Felder nur daneben. Fragt ein Kunde nach oder schaut sich die benannte Stelle die Unterlagen an, zählt das Original und nicht die Auslesung. Die Felder sind ein Suchindex, kein Ersatz.

Die Umstempelung bleibt ein Pflichtschritt. Wird ein Blech oder Rohr zugeschnitten, muss die Kennzeichnung auf das Teilstück übertragen werden, sonst reißt die Rückverfolgbarkeit, die die Druckgeräterichtlinie verlangt⁠³. Diesen Schritt erledigt der Mitarbeiter an der Säge mit Schlagzahlen oder Markierstift. Das Modul kann ihn erinnern und die Bestätigung festhalten, stempeln kann es nicht.

Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft eine Vision und kein Werkzeug für den Wareneingang.

Was Sie vor dem Start klären sollten

Wie schnell so ein Modul läuft, entscheidet sich selten an der KI. Es entscheidet sich daran, wie Zeugnisse heute ankommen, ob Ihr ERP Bestellungen und Wareneingänge über eine Schnittstelle herausgibt oder nur als Export, und wer die Zuordnung bestätigt. Die letzte Frage wird am häufigsten unterschätzt. Wenn die Bestätigung nebenbei passieren soll, passiert sie nicht.

Ein Betrieb an der Bergstraße mit einem Stahlhändler als Hauptlieferanten hat ein anderes Problem als einer mit vielen Händlern und Zeugnissen in mehreren Sprachen. Beide profitieren, aber der Aufwand für die Einrichtung unterscheidet sich.

Nehmen Sie zehn Zeugnisse aus dem letzten Monat, gemischt aus Ihren wichtigsten Lieferanten, und legen Sie die dazugehörigen Bestellungen daneben. Mit diesem Stapel buchen Sie den Potenzial-Check. Wir prüfen gemeinsam, wie gut sich Ihre Zeugnisse lesen lassen und wo die Zuordnung zu Ihrem ERP hakt.