Schluss mit Zettelwirtschaft: Digitale Baustellendokumentation für den Holzbau

Im Holzbau entscheidet die Dokumentation darüber, ob eine Leistung bezahlt wird: Wer das Foto vom verdeckten Anschluss nicht hat, kann ihn später nicht nachweisen. Zettel, lose Stundenzettel und Excel-Tabellen sind dafür ein zu wackeliges Fundament, und die meisten Zimmereien wissen das, bevor sie es messen.

Warum die Zettelwirtschaft im Holzbau ein echtes Risiko ist

Die handschriftliche Dokumentation ist langsam, vor allem aber lückenhaft. Der Polier notiert abends aus dem Gedächtnis, was tagsüber passiert ist. Das Foto vom Bauteil, das morgen verkleidet wird, macht jemand mit dem privaten Telefon oder gar nicht. Der Stundenzettel liegt im Fahrzeug, bis er im Büro abgetippt wird. Im Holzbau, wo Konstruktionen komplex sind und Zeitpläne eng, potenziert sich das: Eine fehlende Aufzeichnung bedeutet im Streit mit dem Auftraggeber fehlende Beweise, in der Nachkalkulation falsche Zahlen und bei der Abrechnung Stunden, die keiner mehr belegen kann.

Was digitale Baustellendokumentation ist

Digitale Baustellendokumentation heißt, dass Poliere und Monteure Arbeitszeiten, Material, Fotos, Mängel und Fortschritt direkt auf der Baustelle am Tablet oder Telefon erfassen, und dass diese Daten ohne Abtippen im Büro landen. Die Dokumentation entsteht dort, wo die Arbeit passiert, nicht abends aus der Erinnerung. Das Foto hängt am Bauteil und am Tag, der Stundenzettel am Projekt, der Mangel an der Stelle im Plan.

Prozesse digitalisieren statt Excel: was sich im Büro ändert

Ein Zimmereibetrieb, der jede Baustelle mit Laufzetteln dokumentierte, brauchte im Büro zwei Personen, um die Zettel in Excel zu übertragen, und hatte trotzdem regelmäßig Abrechnungsfehler. Nach der Umstellung entfällt das Übertragen: Die Poliere erfassen vor Ort, das Büro prüft und rechnet ab. Die Fehler, die vorher beim Abtippen entstanden, entstehen nicht mehr, und die Poliere sind wieder auf der Baustelle statt am Schreibtisch. Der Effekt liegt weniger in der Geschwindigkeit als in der Verlässlichkeit. Die Zahl in der Nachkalkulation ist dieselbe wie auf dem Tablet.

Woran die Umstellung scheitert

Nicht an der Technik. Sie scheitert, wenn die App auf der Baustelle kein Netz hat und nichts speichert. Wenn der Polier drei Bildschirme durchklicken muss, um eine Stunde zu buchen. Wenn niemand festlegt, welche Fotos Pflicht sind, und die Datenbasis deshalb Lücken hat. Und wenn alle Baustellen gleichzeitig umgestellt werden und der erste Fehler die ganze Mannschaft zurück zum Zettel schickt. Jede dieser Hürden ist bekannt und vermeidbar, aber nur, wenn man sie vor der Softwareauswahl ernst nimmt.

Was eine gute Lösung für den Holzbau können muss

Sie arbeitet offline und gleicht ab, sobald Netz da ist. Sie ist so einfach, dass ein Polier mit Handschuhen eine Stunde buchen kann. Sie hängt Fotos automatisch an Projekt, Tag und Bauteil, führt Mängel mit Status und lässt Abnahmen auf dem Gerät unterschreiben. Und sie spricht über eine Schnittstelle mit Ihrer Bürosoftware, damit dort nichts doppelt gepflegt wird. Ob eine fertige Branchensoftware das für Ihren Betrieb abbildet oder ob eine eigene Web-Anwendung nötig ist, hängt von Ihren Sonderfällen ab. Wir bei dataso bauen die eigene Variante, ohne Abhängigkeit vom Anbieter; wir sagen Ihnen aber auch, wenn eine fertige Lösung reicht.

Häufige Fragen

Was kostet die Einführung?

Software, Schulung und gegebenenfalls Geräte. Eine belastbare Zahl gibt es nach einer Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe. Dagegen rechnen Sie die Stunden, die heute im Büro fürs Abtippen anfallen, und die Leistungen, die mangels Nachweis nicht bezahlt wurden.

Funktioniert das ohne Internet auf der Baustelle?

Ja, wenn die App dafür gebaut ist. Daten liegen auf dem Gerät und werden übertragen, sobald Verbindung besteht. Auf abgelegenen Baustellen im Odenwald ist das die Regel, nicht die Ausnahme.

Wie lange dauert die Umstellung?

Die Software ist schnell eingerichtet. Die Umstellung aller Baustellen und Mitarbeiter sollte über mehrere Wochen laufen, mit einem Pilotprojekt am Anfang und einem Ansprechpartner für Rückfragen.

Welche Daten muss ich dokumentieren?

Mindestens Arbeitszeiten je Mitarbeiter und Projekt, verbaute Materialien mit Mengen, Fotos wichtiger Bauzustände wie Anschlüsse, Abdichtungen und verdeckte Bauteile, besondere Vorkommnisse wie Mängel, Behinderungen oder Wetter, und Abnahmen mit Unterschrift. Was zusätzlich nötig ist, ergibt sich aus Ihren Verträgen.

Lässt sich das mit meiner Bürosoftware verbinden?

Ja, wenn die Lösung offene Schnittstellen hat. Buchhaltung und Kalkulation bleiben, wie sie sind. Nur das Abtippen fällt weg.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie die letzte Baustelle, bei der ein Nachweis gefehlt hat, und schreiben Sie auf, welche Information an welcher Stelle verloren ging. Mit diesem Fall buchen Sie den kostenlosen Potenzial-Check, eine halbe Stunde, in der wir prüfen, welche Erfassung auf Ihren Baustellen zuerst digital werden sollte.