Workflow-Automatisierung im Handwerk

Der teuerste Teil eines Handwerksauftrags ist selten die Arbeit auf der Baustelle. Er steckt in den Übergängen. Der Termin steht im Kalender, die Leistung auf einem Zettel im Transporter, die Stunden auf einem Foto im Messenger, und am Monatsende sitzt jemand im Büro und überträgt alles in ein Rechnungsprogramm. Jeder dieser Übergänge kostet Zeit, und jeder erzeugt Fehler, die erst auffallen, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet.

Automatisierung heißt hier nicht, dass eine Software die Arbeit übernimmt. Sie heißt, dass eine Information genau einmal erfasst wird und danach überall dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird. Der digitale Laufzettel ist dafür das greifbarste Beispiel. Wird die Leistung dort erfasst, wo sie erbracht wird, ist sie gleichzeitig Nachweis, Grundlage der Nachkalkulation und Vorlage für die Rechnung, ohne dass jemand sie ein zweites Mal abtippt.

Der Einstieg entscheidet über den Erfolg. Projekte scheitern hier fast nie an der Technik, sondern daran, dass zu viel auf einmal umgestellt wird. Wer Zeiterfassung, Materialwirtschaft, Angebotserstellung und Einsatzplanung gleichzeitig anfasst, hat für Monate eine Baustelle und keinen Nutzen. Wer mit dem Schritt anfängt, der heute am meisten doppelte Arbeit erzeugt, hat nach zwei Wochen ein Ergebnis, das die Mannschaft sieht.

Der zweite Fallstrick ist die Bedienung im Feld. Eine Eingabemaske, die am Schreibtisch überzeugt, ist auf einer Baustelle mit Handschuhen, schlechtem Empfang und fünf Minuten Zeit unbrauchbar. Offlinefähigkeit, große Schaltflächen und wenige Pflichtfelder sind keine Bequemlichkeit, sondern die Bedingung dafür, dass überhaupt erfasst wird. Unvollständige Daten sind schlechter als gar keine, weil man sich auf sie verlässt.

Der Nutzen lässt sich vorab überschlagen, und das lohnt sich vor jeder Anschaffung. Wie viele Vorgänge gibt es im Monat? Wie viele Minuten kostet die Doppelerfassung je Vorgang? Was ist eine Stunde im Büro wert? Aus diesen drei Zahlen ergibt sich, was eine Lösung kosten darf, und ob das Vorhaben überhaupt eines ist. Betriebe, die diese Rechnung aufmachen, kaufen seltener Software, die am Ende niemand benutzt.

Die Artikel unten behandeln die einzelnen Bausteine: digitale Auftragssteuerung, Laufzettel und Baustellendokumentation, Zeiterfassung, die Ablösung gewachsener Excel-Lösungen und die Frage, wann sich eine maßgeschneiderte Anwendung gegenüber Standardsoftware rechnet.