Schluss mit dem Zettelkasten: Wie Handwerksbetriebe Zeit bei der Datenerfassung sparen

Handwerksbetriebe verlieren Zeit nicht beim Erfassen, sondern beim mehrfachen Erfassen derselben Daten. Eine zentrale Datenplattform, an der Auftragssoftware, Zeiterfassung und Buchhaltung hängen, sorgt dafür, dass jede Angabe genau einmal eingegeben wird.

Warum mehrfache Datenerfassung im Handwerk so teuer ist

Der Zettel von der Baustelle wird im Büro abgetippt. Die Arbeitszeiten stehen in einer Excel-Tabelle, die der Meister freitags aus den Stundenzetteln füllt. Die Kundenadresse existiert im Angebotsprogramm, in der Buchhaltung und im Kalender, dreimal, mit zwei verschiedenen Schreibweisen. Jede dieser Übertragungen kostet Zeit von Leuten, die eigentlich Aufträge abarbeiten sollen, und jede ist eine Fehlerquelle: eine vergessene Position, eine falsche Hausnummer, ein Auftrag, der in der Rechnung fehlt, weil der Zettel im Auto liegen geblieben ist.

Das Problem ist nicht die Excel-Tabelle. Das Problem ist, dass sie eine von fünf Wahrheiten ist.

Prozesse digitalisieren statt Excel: die zentrale Datenplattform

Eine zentrale Datenplattform führt die Daten aus allen Programmen des Betriebs in einem Bestand zusammen, auf den jede Anwendung zugreift. Einmal erfasst, steht eine Angabe für Angebot, Einsatzplanung, Rechnung und Nachkalkulation zur Verfügung, ohne dass jemand sie überträgt. Die Plattform ist die eine Quelle, die verbindlich stimmt; alle anderen Programme lesen dort und schreiben dorthin.

Beispiel: Vom Auftragseingang bis zur Schlussrechnung ohne Abtippen

Ein Auftrag kommt per E-Mail. Bisher überträgt jemand die Daten in die Auftragssoftware, plant den Einsatz, bestellt Material und schreibt später die Rechnung, jeder Schritt von Hand. Mit zentraler Datenplattform wird der Auftrag einmal angelegt, die Einsatzplanung sieht die Kalender der Monteure, die Materialbestellung wird aus dem Auftrag heraus ausgelöst, und die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen. Was übrig bleibt, ist Prüfen und Freigeben.

Wie der Aufbau gelingt

Der Aufbau beginnt nicht mit Software, sondern mit einer Liste. Welche Daten entstehen wo, und wo werden sie ein zweites Mal eingegeben? Diese Liste zeigt die teuersten Übertragungen, und dort wird zuerst angesetzt.

Schritt 1: Datenquellen und Doppelerfassungen aufschreiben

Gehen Sie einen Auftrag von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung durch und notieren Sie jede Stelle, an der jemand etwas abtippt, kopiert oder aus einem Ausdruck abliest. Auftragssoftware, Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Buchhaltung, Lager: Meist ist es eine Handvoll Programme, und die Übergänge dazwischen sind die Zeitfresser.

Schritt 2: Ein Datenmodell und die Verbindungen festlegen

Ein einheitliches Datenmodell legt fest, wie ein Kunde, ein Auftrag oder ein Artikel aussieht: Ein Kunde hat genau eine Kundennummer, eine Adresse und einen Ansprechpartner, in jedem Programm gleich. Dann wird festgelegt, wie die Programme mit der Plattform sprechen: über Schnittstellen (APIs) dort, wo die Software sie mitbringt, über Dateiaustausch dort, wo nicht. Ziel ist, dass Änderungen sofort überall sichtbar sind, ohne dass jemand einen Export anstößt.

Schritt 3: Aufbauen, testen, ein Programm nach dem anderen anschließen

Die Plattform wird auf offenen Standards aufgebaut, mit einer relationalen Datenbank wie PostgreSQL als Kern und dokumentierten REST-Schnittstellen nach außen. Angeschlossen wird nicht alles auf einmal: erst die Verbindung mit der größten Doppelerfassung, dann die nächste. Jede Verbindung wird mit echten Aufträgen geprüft, bevor die Handarbeit an dieser Stelle wegfällt.

Worauf Sie bei Technik und Betrieb achten sollten

Sie müssen die Technik nicht selbst auswählen, aber Sie sollten zwei Dinge fordern. Offene Formate und dokumentierte Schnittstellen, damit die Plattform mit jedem Programm sprechen kann und Sie nicht an einen Hersteller gebunden sind. Und einen Betrieb auf Infrastruktur in Deutschland oder der EU, weil die Plattform Kundendaten hält und die DSGVO gilt. Die dataso GmbH betreibt solche Plattformen auf souveräner Infrastruktur aus Deutschland, mit Backups und Sicherheitsupdates als Teil des Betriebs. Was wir nicht versprechen: dass jede alte Branchensoftware eine saubere Schnittstelle hat. Manche liefern nur Dateiexporte, und dann sagen wir das vorher.

Häufige Fragen zur zentralen Datenplattform

Was ist eine zentrale Datenplattform?

Ein System, das alle Daten eines Betriebs an einem Ort zusammenführt und über Schnittstellen mit den vorhandenen Programmen verbindet. Sie ist die einzige verbindliche Datenquelle; manuelle Übertragungen zwischen Programmen entfallen.

Wie viel Zeit spart das?

Das hängt davon ab, wie viele Doppelerfassungen Sie heute haben. Zählen Sie, wie oft dieselbe Angabe in Ihrem Betrieb eingegeben wird; jede dieser Stellen fällt weg. In Betrieben mit Zettelwirtschaft sind es meist mehr, als der Chef vermutet.

Welche Voraussetzungen braucht der Betrieb?

Dass die Kernbereiche wie Auftragserfassung, Zeiterfassung und Buchhaltung überhaupt digital laufen. Die meisten Betriebe haben bereits eine Auftrags- oder Branchensoftware; die wird angebunden, nicht ersetzt.

Lohnt sich das auch für kleine Betriebe?

Gerade dort, weil selten jemand nur für die Verwaltung da ist. Die Plattform wächst mit: Neue Programme werden angeschlossen, der Kern bleibt.

Wie sicher sind die Daten?

Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, regelmäßige Backups und Zugriffsrechte je Rolle gehören zum Standard. Der Speicherort in Deutschland oder der EU ist die Bedingung dafür, dass die DSGVO ohne Zusatzverträge eingehalten wird.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie einen abgeschlossenen Auftrag der letzten Woche und zählen Sie, wie oft seine Daten von Hand übertragen wurden. Mit dieser Liste klären wir im Potenzial-Check, welche Verbindung zuerst gebaut wird und was Ihre vorhandene Software dafür mitbringt.