Datenhoheit für Handwerksbetriebe: So prüfen Sie Ihre Cloud und ziehen um

Datenhoheit heißt, dass Ihr Betrieb entscheidet, wo Auftragsdaten, Baupläne und Kundenadressen liegen und wer darauf zugreift. Wenn Sie gerade vor der Entscheidung stehen, welche Cloud oder welche Software Sie nehmen, sind drei Fragen wichtiger als jeder Funktionsvergleich: Wem gehört der Anbieter, wo liegen die Daten laut Vertrag, und bekommen Sie sie vollständig heraus?

Warum Datenhoheit für Handwerksbetriebe eine Geschäftsfrage ist

Ein GaLaBau-Betrieb speichert Kundenadressen und Zahlungsdaten. Ein Fensterbauer hat Grundrisse und manchmal Schlüsselcodes. Ein Sanitärbetrieb weiß, wer wann im Urlaub ist, weil er dann die Heizung wartet. Das sind Daten, die niemanden außer Sie und den Kunden etwas angehen. Liegen sie bei einem Anbieter mit Sitz in den USA, unterliegt dieser dem CLOUD Act und muss sie auf Anordnung von US-Behörden herausgeben, unabhängig vom Serverstandort. Sie erfahren davon nichts. Und Sie bleiben nach der Datenschutz-Grundverordnung der Verantwortliche, der dem Kunden auf Nachfrage sagen muss, wo seine Daten liegen. Vertragsklauseln und Verschlüsselung verkleinern dieses Risiko. Beseitigen können sie es nicht, solange der Anbieter selbst US-Recht untersteht.

Woran Sie einen souveränen Anbieter erkennen

Der Anbieter hat seinen Sitz in der EU und keine Muttergesellschaft, die US-Recht unterliegt. Die Daten liegen ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland oder der EU, und das steht im Vertrag, nicht bloß auf der Website. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit benanntem Speicherort. Und der Anbieter sichert Ihnen den vollständigen Export Ihrer Daten in offenen Formaten zu, den Sie vor dem Vertragsschluss testen. Wer bei einem dieser Punkte ausweicht, fällt raus, egal wie gut das Produkt aussieht.

KI-Daten in der EU verarbeiten, bevor Sie die nächste KI einführen

Viele Betriebe entscheiden sich sauber für einen europäischen Anbieter der Auftragsverwaltung und schicken danach Kundendaten über ein KI-Werkzeug im Browser in die USA. Bei jeder KI-Funktion, ob Angebotsvorschlag, Rechnungserkennung oder Textentwurf, gelten dieselben Fragen: Wo läuft das Modell? Werden Eingaben zum Training genutzt? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? dataso baut KI-Systeme so, dass Modelle auf Infrastruktur in Deutschland laufen, Eingaben nicht zum Training genutzt werden und jede Verarbeitung protokolliert ist.

Wie ein Umzug abläuft

Ein Landschaftsbaubetrieb, der Excel-Tabellen und Papierstundenzettel durch eine Web-Anwendung von dataso auf europäischer Infrastruktur ersetzt hat, ist so vorgegangen: Zuerst wurden alle Datenquellen aufgenommen, dann die Altdaten bereinigt, dann die Anwendung prozessweise eingeführt, beginnend mit der Zeiterfassung. Die Buchhaltung blieb und wurde angebunden. Heute erfassen die Mitarbeiter Stunden per App, Rechnungen entstehen aus den Buchungen, der Inhaber sieht jederzeit den Stand aller Projekte. Daten und Quellcode gehören dem Betrieb; er kann jederzeit den Dienstleister wechseln.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz und Datenhoheit?

Datenschutz regelt, was mit personenbezogenen Daten passieren darf. Datenhoheit ist die Kontrolle über alle Betriebsdaten, auch Kalkulationen, Preise und Pläne, die nicht personenbezogen sind. Ein Anbieter kann datenschutzkonform sein und Ihnen trotzdem die Hoheit nehmen, wenn Sie Ihre Daten nicht vollständig herausbekommen.

Ist eine europäische Cloud teurer?

Manchmal etwas. Dafür entfällt ein Haftungsrisiko, und versteckte Kosten für Datenübertragung sind bei großen US-Anbietern oft höher, als das Einstiegsangebot vermuten lässt.

Können Sie aus einer US-Cloud umziehen?

Ja, wenn Ihre Daten exportierbar sind. Testen Sie den Export vor dem Wechsel, manche Anbieter geben Daten nur unvollständig heraus. dataso übernimmt solche Umzüge einschließlich der Bereinigung.

Wie weisen Sie Kunden die Datenhoheit nach?

Mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag, dem darin genannten Speicherort und einer Datenschutzerklärung, die beides bestätigt.

Was Sie jetzt tun können

Legen Sie Ihre Verträge nebeneinander und beantworten Sie für jeden die drei Fragen: Sitz des Anbieters, Speicherort laut Vertrag, vollständiger Export. Wo eine Antwort fehlt, wissen Sie, was zu tun ist. Im kostenlosen Potenzial-Check, eine halbe Stunde, gehen wir die Liste mit Ihnen durch und sagen Ihnen, was umziehen sollte und in welcher Reihenfolge. Potenzial-Check buchen