Prüfbericht automatisch: das Fallbeispiel eSYS-TEC

Ein Prüfbericht, der aus den Messdaten von selbst entsteht, ist für einen Prüfdienstleister kein Zukunftsprojekt. Bei der eSYS-TEC GmbH entstehen die Daten einmal, an der Quelle. Niemand kopiert mehr Fotos von Hand auf den PC oder setzt den Bericht aus Excel-Tabellen zusammen⁠¹. Techniker erfassen Messungen auch ohne Netz, die technische Leitung gibt im Vier-Augen-Prinzip frei, und der Bericht entsteht als PDF auf Knopfdruck⁠¹.

Ausgangslage: drei Hände, Excel und Fotoordner

eSYS-TEC prüft ortsfeste Anlagen und ortsveränderliche Geräte, dazu Maschinen, sicherheitsbezogene Einrichtungen, Ladestationen und PV-Anlagen⁠¹. Pro Auftrag fallen Stammdaten, Messwerte, Mängel, Fotos, Arbeitsnachweise und der formale Prüfbericht an. All das ging durch drei Hände: Techniker vor Ort, technische Leitung zur Qualitätskontrolle, Backoffice zum Abschluss⁠¹.

Vorher sah das so aus. Die Messwerte standen in Excel-Tabellen, die Fotos auf den Handys der Techniker⁠¹. Nach dem Einsatz mussten die Bilder auf den PC kopiert und im Dateisystem beim richtigen Auftrag abgelegt werden. Freigaben liefen per Mail oder auf Zuruf. Am Ende erstellte jemand die Prüfdokumentation von Hand, übernahm die Werte aus Excel und setzte jedes Foto einzeln ein⁠¹.

Für Prüfdienstleister ist das mehr als ein Effizienzthema. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt, dass Prüfergebnisse aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden, und sie erlaubt die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich⁠². Eine Dokumentation, die aus Excel-Dateien, Mails und Fotoordnern zusammengesucht wird, ist dabei das schwächste Glied.

Was gebaut wurde

eSYS Go ist eine Web-Anwendung, die im Browser läuft und sich wie eine App verhält. Sie hat einen Offline-Modus, einen lokalen Zwischenspeicher und eine Warteschlange, die Daten nachreicht, sobald wieder Netz da ist⁠¹. Einen Auftrag bereitet der Techniker per Knopfdruck für die Arbeit ohne Netz vor⁠¹.

Die Messwerte erfasst er in Masken, die dem Aufbau der Prüfung folgen. Bei ortsveränderlichen Geräten sind das unter anderem Schutzklasse, Schutzleiter- und Isolationswiderstand sowie Sicht- und Funktionsprüfung, bei ortsfesten Anlagen die Unterverteilung mit Stromkreisen, Schutzeinrichtungen und Schleifenimpedanz⁠¹. Mängel und Bilder hängen direkt am Stromkreis, nicht in einem Ordner daneben.

Danach greift der Freigabeweg. Techniker reichen ein, die technische Leitung gibt frei oder gibt zurück, das Backoffice schließt ab, und jeder Übergang ist nachvollziehbar⁠¹. Für die Übernahme aus Bestandssystemen gibt es einen CSV-Import, für die Weitergabe einen Export ganzer Aufträge⁠¹.

Vom Messwert zum Bericht

Ist ein Auftrag freigegeben, erzeugt eSYS Go den Prüfbericht als PDF direkt aus den erfassten Daten⁠¹. Darin stehen das Logo, Kunde und Liegenschaft, die Kennzahlen der Prüfung, die Mängel mit Bildern und im Anhang jeder einzelne Messwert⁠¹. Niemand sucht eine Vorlage, kopiert Tabellen oder setzt Fotos von Hand ein. Weil der Bericht aus demselben Datenstand entsteht, den die technische Leitung freigegeben hat, steht darin genau das, was geprüft wurde.

Erste Seite eines echten Prüfberichts aus eSYS Go, Kunden- und Personendaten geschwärzt.

Prüfdokumentation vorher und nachher

Sechs Prüfkategorien laufen heute über die Anwendung, und drei Rollen teilen sich den Freigabeweg⁠¹. Zwölf Kernprozesse sind durch automatische Tests abgesichert, die vor jeder neuen Version laufen⁠¹. Betrieben wird die Anwendung mit redundanten App-Servern und einer verwalteten Datenbank in Frankfurt⁠¹.

Statt Excel-Tabellen und Fotoordnern auf dem PC gibt es einen Datenstand je Auftrag. Bilder liegen am Auftrag im System, Freigaben sind dokumentiert, und der Bericht ist fertig, wenn die Freigabe erteilt ist.

Was der Kunde sagt

Andreas Ermisch von der eSYS-TEC GmbH fasst das Ergebnis so zusammen: „Die Anwendung hat unsere Prüfdienstleistungen deutlich effizienter gestaltet und unsere Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert“⁠¹. Zur Arbeit im Feld schreibt er: „Gerade bei Außeneinsätzen ist diese Offline-Funktion ein entscheidender Vorteil und ermöglicht einen unterbrechungsfreien Arbeitsablauf“⁠¹.

Was Sie daraus für Ihren Betrieb ableiten können

Branchensoftware für Prüfdienstleister gibt es, und sie passt, solange Ihr Ablauf zu ihrem passt. eSYS-TEC hat sich für eine eigene Anwendung entschieden, weil Freigabeweg, Prüfkategorien und Berichtsformat das eigene Vorgehen abbilden sollten und nicht umgekehrt. Die Zusammenarbeit läuft weiter, neue Prüfkategorien und Berichtstypen sind in Arbeit⁠¹. Als Nächstes bekommt jede geprüfte Anlage einen QR-Code, über den der Kunde den aktuellen Bericht abruft.

Dasselbe Muster gilt überall dort, wo zu einem Auftrag Nachweise gehören, ob Prüfbericht, Zeugnis oder Konformitätserklärung. Ob sich dieser Weg für Sie lohnt, zeigt ein Blick auf den letzten Auftrag: Wie viele Hände hat der Nachweis berührt, bevor er beim Kunden war, und an welcher Stelle wurde ein Wert zum zweiten Mal angefasst? Worauf es bei der Erfassung ohne Netz technisch ankommt, beschreibt der Beitrag zur mobilen Datenerfassung mit Offline-Fähigkeit. Die vollständige Fallstudie finden Sie unter Referenzen.

Zählen Sie bei Ihrem nächsten Auftrag die Stationen vom Messwert bis zum versendeten Nachweis. Mit dieser Zählung buchen Sie einen Potenzial-Check, und wir sagen Ihnen offen, ob eine eigene Anwendung für Ihren Ablauf der richtige Weg ist oder ob eine Standardlösung reicht.